Cum să transformi SAF-T dintr-o obligație într-un avantaj pentru afacerea ta

A venit momentul să ne adaptăm la schimbările majore din fiscalitatea românească. SAF-T (Standard Audit File for Taxation) devine din 1 ianuarie 2025 noua normă pentru raportarea financiară, iar impactul asupra afacerilor este semnificativ, notează Contana.ro.

Înainte de a merge mai departe, ține cont că am pregătit pentru tine și un material video/audio, în care îți oferim mult mai multe informații despre noile obligații și ce ai de făcut, tocmai pentru a ne asigura că ești bine informat.

Ce presupune acest nou sistem?

• Transmiterea detaliată a tuturor operațiunilor contabile către ANAF.
• Creșterea gradului de control și reducerea interacțiunii fizice cu autoritățile fiscale.
• Risc crescut de sancțiuni pentru raportări incorecte sau incomplete.
• Necesitatea unui contabil bine pregătit și organizat pentru a gestiona complexitatea datelor.

Cine trebuie să depună acest SAF-T?

Toate companiile din România, indiferent că sunt S.A.-uri, S.R.L.-uri sau au altă formă de organizare, regii autonome, asociații non-profit (indiferent dacă au sau nu venituri economice), nerezidenții înregistrați în scop fiscal în România, și o mulțime de alte entități care generează venituri de ordin fiscal, indiferent dacă sunt active sau nu.

Cine nu trebuie să depună SAF-T?

PFA-urile, întreprinderile individuale și alte entități organizate în forme similare (cabinete de avocatură, notari, medici și așa mai departe).

Ce trebuie să faci ca să fii pregătit?

• Asigură-te că ai toate documentele contabile actualizate și corecte și că le transmiți contabilului cu care lucrezi din timp. Asta te ajută să eviți raportările întârziate sau eronate, care pot atrage amenzi de până la 60.000 lei/an.
• Colaborează cu un specialist care înțelege impactul SAF-T.
• Înțelege că nu mai poți aduce tot felul de cheltuieli personale/nejustificate în firmă, fără discernământ, pentru că se vor vedea imediat în SAF-T.
• Nu te grăbi să depui SAF-T fără verificări prealabile – până în iulie nu există sancțiuni pentru întârzieri.

Veștile bune?
Dacă ești bine organizat și lucrezi cu profesioniști, vei avea un avantaj major în fața competitorilor. SAF-T poate deveni un aliat, oferindu-ți predictibilitate fiscală și protejându-te de controale nejustificate.

Ai ocazia să definești percepția autorităților fiscale despre firma ta … dacă în SAF-T ANAF te vede ordonat, va presupune că și până acum ai fost la fel. Din păcate, la fel se întâmplă și dacă observă dezordine și neconformare în modul de calcul al taxelor.

Nu te grăbi să depui SAF-T. Până în luna iulie nu iei amenzi pentru întârzierea depunerii. Discută cu contabilul tău, și asigură-te că faci toate corecțiile pe care le poți face pe anul 2024, ca să poți construi SAF-T-ul pe o baza solidă.

SAF-T-ul cu bune și rele sau cum ai ajuns să te controlezi singur în locul ANAF-ului

Bine te-am găsit,
Sunt Adrian Țeposu de la Contana, și am decis să facem acest video pentru că, de anul acesta, se schimbă din rădăcini modul în care îți vor fi calculate impozitele și taxele, iar diferența este similară cu cea din anii ’90, când s-a trecut de la contabilitatea ținută cu pixul pe hârtie, la cea pe calculator.
Din 2025, se trece la știința informațiilor pe care le analizează inteligența artificială de la ANAF, pentru că, fie că îți place, fie că nu, de anul acesta îți vei plăti contabilul lună de lună, să te controleze în locul autorităților fiscale. Vestea bună totuși este că ar trebui să ai un contabil care să fie aliatul tău, și dacă e un profesionist, o să știe să facă un photoshop între informațiile brute care ajung de la tine și oglinda care ajunge în final la ANAF.
O să fie un video puțin mai lung decât de obicei, însă te rog să-l urmărești până la capăt, pentru că în el o să îți dăm și veștile rele, și veștile bune, și ce ar fi bine să faci de acum înainte ca să ieși câștigător din toată nebunia asta. Practic am pus în el o mulțime din cunoștințele noastre dobândite în ultimii ani de lucru cu companiile mari. Informațiile vin din practică și te ajută să înțelegi la ce să te aștepți, ca să poți lua niște decizii educate de aici înainte.
Ce este acest SAF-T despre care discută toată lumea? … Prescurtarea vine de la denumirea în engleză Standard Audit File for Taxation, sau în traducere Fișierul Standard de Audit pentru Taxe, și presupune în fapt transmiterea în detaliu a tuturor operațiunilor tale contabile către autoritățile fiscale.
Pe scurt, prin această nouă declarație, ANAF vrea să te poată verifica direct din birou, fără să mai trebuiască să te viziteze, și să-ți calculeze impozite și taxe suplimentare pe baza informațiilor pe care tu le dai către organul fiscal. E important să înțelegi că aceste informații, o dată transmise, nu le vei mai putea modifica fără să riști consecințe care îți pot afecta businessul. Mai mult decât atât, din august anul acesta ar trebui să înceapă să funcționeze softuri specializate în cadrul ANAF, care vor face automat recalculări de taxe și impozite, și astfel se vor putea face mult mai multe controale decât în momentul de față, și cu mult mai puțin efort uman și costuri la bugetul de stat.
Informațiile care se transmit prin SAF-T sunt toate detaliile legate de achiziții, plăți, operațiunile tale în numerar, toate operațiunile bancare, toate operațiunile și soldurile pe care le ai cu clienții și furnizorii tăi, mișcări pe stocuri, mijloace fixe, creditări, ce tipuri de venituri obții și de unde, și o mulțime de alte lucruri, care deja devin foarte tehnice și cu care nu aș vrea să te plictisesc. Toate astea se fac cu softuri specializate, cu codificări specifice … deja contabilul ar trebui să aibă și cunoștințe solide de IT și trebuie să fie foarte organizat, și cu toate lucrările la zi.
Informațiile care trebuie transmise sunt foarte complexe, iar obligația asta suplimentară reprezintă unul din principalele două motive pentru care contabilii au protestat în fața Guvernului în iulie anul trecut.

Cine trebuie să depună acest SAF-T?

• Toate companiile din România, indiferent că sunt SA-uri, SRL-uri sau au altă formă de organizare, regiile autonome, asociațiile non-profit, nerezidenții înregistrați în scop fiscal în România, și o mulțime de alte entități care generează venituri de ordin fiscal – indiferent dacă sunt active sau nu.
  În România sunt peste 600.000 de companii care vor trebui să depună aceste declarații, și toate business-urile mici vor fi afectate.
• Nu trebuie să depună SAF-T PFA-urile, întreprinderile individuale, și alte entități organizate în forme similare (cabinete de avocatură, notari, medici și așa mai departe).

Sunt 3 tipuri de SAF-T:

1. Declarația informativă SAF-T, care se depune lunar sau trimestrial
2. Declarația informativă SAF-T privind Stocurile și Producția în curs, care se depune doar la cererea ANAF
3. Declarația informativă SAF-T privind Activele – se depune anual și cuprinde toate mișcările din timpul anului în structura mijloacelor fixe

Ce probleme / neplăceri vor avea antreprenorii?

1. Vor trebui să-și asume costuri suplimentare – toată nebunia asta înseamnă un volum mai mare de lucru pentru toți contabilii din România, iar ei, în mod normal, o să dorească să refactureze către tine cel puțin costurile suplimentare pe care va trebui să le suporte ca să ducă și această obligație suplimentară la bun sfârșit.
2. Lipsa unui număr suficient de specialiști pe piață … gândiți-vă că munca noastră, a contabilior, crește și nu poate fi făcută cu personal necalificat … nu pot să îmi aduc oameni din India sau Nepal și să-i pun să facă verificări complexe în contabilitate.
3. Dacă contabilul tău nu e foarte organizat și nu e cu toate lucrările la zi, ANAF va ști asta în fiecare lună, iar riscul tău fiscal va începe să crească exponential. E important aici ca și tu să îți ajuți contabilul și să îi transmiți toate documentele și informațiile din timp.
4. Risti încă un set de amenzi suplimentare – ești în noiembrie și observi că ai greșit ceva în ianuarie, trebuie să refaci toate SAF-T-urile pe toată perioada … descoperă ANAF că ai greșit ceva în ianuarie – îți poți lua amendă. Gândește-te că amenzile pentru SAF-T sunt între 1.000 – 5.000 lei / lună – adică poți ajunge la 60.000 lei într-un an. Mai mult decât atât, corectarea SAF-T-ului îi spune în detaliu ANAF-ului ce ai corectat tu și pe ce operațiuni e diferit noul SAF-T față de cel depus inițial. Pe scurt, dacă depui astfel de rectificative îți crește riscul de control.
5. AMENDA e cea mai mică problemă – problema e că tu îi dai ANAF-ului mura-n gură unde ai greșelile, sau unde nu respecți regulile jocului și unde ar trebui să te verifice pe ultimii 5 ani.
6. Sistemul nu e nici pe departe cel ideal, pe care și-l dorește ANAF-ul … iar testarea și dezvoltarea lui se va face pe banii antreprenorilor, și pe munca și nervii contabilior.
7. ANAF va emite din ce în ce mai multe decizii de impunere din oficiu, bazându-se pe datele pe care tu le trimiteți în sistemul lor informatic.

Care sunt veștile bune?

1. Toată lumea e în aceeași situație, diferența este că tu ai privit acest material, și ești educat, știi la ce trebuie să te aștepți, și poți face ceva ca să te adaptezi la noile condiții. Te ajută suplimentar și dacă găsești și un contabil bun cu care să lucrezi, care știe să facă photoshop-ul între tine și ANAF.
2. În următorii 2-3 ani, informațiile pe care le va avea ANAF din SAF-T vor deveni foarte solide, iar tu, dacă ești organizat și de bună credință, nu vei mai avea probleme din punct de vedere fiscal și îți vei putea vedea liniștit de dezvoltarea businessului.
   Haideti să vă dau un exemplu: ANAF / Direcția Antifraudă știe că în HORECA se și negrește, însă nu se poate baza deocamdată pe informațiile din sistem … așa că de Paște, Crăciun și alte sărbători vin și iau toate restaurantele și hotelurile la rând, să prindă evazioniștii. În nebunia asta pică și o bună parte din oamenii de afaceri de bună credință, care își văd activitatea perturbată nejustificat exact în perioadele de vârf, când ar trebui să se concentreze pe maximizarea profiturilor, nu pe discuții cu organul fiscal. Ei bine, într-un an-doi astfel de practici ar trebui să devină din ce în ce mai rare, pentru că ANAF va avea acces la toate informațiile tale, din biroul lor, iar softul va ști să diferențieze persoanele care fac business corect de cei care se joacă cu declaratul taxelor.
3. Ai ocazia să schimbi percepția autorităților fiscale despre firma ta … dacă în SAF-T ANAF te vede ordonat, va presupune că și până acum ai fost la fel … la fel se întâmplă și dacă vede la tine dezordine și neconformare în modul de calcul al taxelor. În perioada imediat următoare, dacă tu ești o persoană care declară și se conformează la noua legislație, vei fi în afacerea mare de antreprenori cu care ANAF-ul va avea de lucru până peste cap, și asta pentru că o parte din ei nu vor transmite corect sau deloc informațiile prin SAF-T.
4. Pe termen mediu, dacă ești un om de business corect, o să scapi de concurența neloială, de cei care își permit să dea în prețuri, pentru că ei lucrează la negru, și nu plătesc mai departe impozite și taxe.

Ce va trebui să faci diferit de anul acesta ca și antreprenor?

1. FOARTE IMPORTANT: Nu te grăbi să depui SAF-T – până în iulie nu îți iei amenzi pentru întârzierea depunerii. Discută cu contabilul tău și asigură-te că faci toate corectările pe care le poți face pe anul 2024 – ca să poți construi SAF-T-ul pe o bază solidă. Dacă te trezești în cursul anului 2025 că trebuie să faci corecturi din urmă, tocmai îi dai mura-n gură ANAF-ului unde să te verifice.

• Va trebui să îți pui la punct stocurile, imobilizările, soldurile la clienți și furnizori, soldul la casă, împrumuturile, creditările de firmă, și o mulțime de alte lucruri, pe care contabilul tău ar trebui să le poată identifica și să le corecteze împreună cu tine.
• Noi, bazându-ne pe experiența cu firmele mari și mijlocii, cu care lucrăm de câțiva ani de zile deja pe SAF-T, am început de anul trecut deja să verificăm și să repoziționăm toate firmele cu care lucrăm, astfel încât să ne asigurăm că avem cât mai puține bătăi de cap în anul 2025.

2. Lasă-te ajutat – lucrurile făcute „ca așa zic eu” îți pot îngropa afacerea – nu aduci cheltuieli personale pe firmă sau facturi nejustificate … pentru că se vor vedea, mai ales dacă faci acest lucru fără discernământ.
3. Adu toate actele la timp și dă rapid toate informațiile contabililor, pentru a te putea ajuta … pentru a evita necesitatea de a declara către ANAF corectările pe care trebuie să le fac ca și contabil, pentru că firma nu e bine organizată cu adunatul actelor.

REȚINE ÎNCĂ O DATĂ CĂ ACEASTĂ DECLARAȚIE NU E UNA CARE SĂ SE FACĂ CU UN SINGUR CLIC … dacă arunci gunoi în ANAF, înapoi nu are cum să ajungă decât gunoi, și pe baza declarațiilor tale ți se vor recalcula impozite și taxe.
Dacă ești unul dintre clienții noștri, noi deja am făcut o mare parte din lucrările necesare pentru a te poziționa bine din punct de vedere fiscal înaintea depunerii SAF-T-urilor, și fie ai fost, fie urmează să fii contactat de colegii noștri pentru a discuta pe specificul afacerii tale care sunt următorii pași de făcut.
Dacă nu ești client, îți recomand să discuți cu contabilul tău și să te asiguri că faceți toate corectările necesare înainte depunerii acestor declarații.
Dacă vrei să te asiguri că transformi SAF-T dintr-o obligație într-un avantaj, te invit să descoperi cum te putem ajuta, contactează-ne și discută cu unul din specialiștii noștri! Mai mult decât atât, în link ai și buletinul nostru informativ, și modul în care te poți abona pentru a primi în mod gratuit astfel de materiale în viitor.
Îți mulțumesc că ai vizionat acest material până la capăt, dacă ți-a plăcut, te invităm să ne dai un share și un subscribe … ne ajută să prindem curaj și să mai facem astfel de materiale în viitor. Până data viitoare îți urez SPOR LA FĂCUT BUSINESS!

Autor: Adrian Țeposu, Contana.ro