Utilizarea ștampilei în activitatea comercială și administrativă a fost, pentru o lungă perioadă de timp, percepută ca un element esențial în validarea și autentificarea documentelor oficiale emise de societăți comerciale, instituții publice și alte entități juridice. Aceasta a fost considerată o garanție a veridicității actelor și un mijloc de reducere a riscului de falsificare. Totuși, modificările legislative adoptate în România începând cu anul 2015 au eliminat obligativitatea aplicării ștampilei în majoritatea situațiilor, atât în relația cu autoritățile publice, cât și în raporturile dintre entitățile private. Cu toate acestea, există excepții impuse prin reglementări specifice unor domenii de activitate, iar în practică, multe companii continuă să utilizeze acest instrument din rațiuni de securitate și credibilitate, notează specialiștii redacției legalbadger.org.
Regimul juridic al ștampilei a fost radical modificat prin Ordonanța Guvernului nr. 17/2015 privind reglementarea unor măsuri fiscal-bugetare și modificarea și completarea unor acte normative. Această ordonanță a abrogat prevederile legale care impuneau obligativitatea aplicării ștampilei pe documentele oficiale emise de persoane juridice de drept privat, entități fără personalitate juridică și persoane fizice autorizate.
Conform dispozițiilor actului normativ menționat, niciun document depus la autoritățile publice sau emis în relația cu acestea nu mai trebuie să fie însoțit de o ștampilă pentru a fi considerat valid. În mod similar, documentele care reglementează raporturile juridice dintre entități private, inclusiv contractele comerciale și facturile fiscale, nu necesită aplicarea ștampilei. Prin urmare, din punct de vedere juridic, lipsa acestui element nu afectează valabilitatea sau caracterul opozabil al actelor încheiate între părți.
Ordonanța instituie, de asemenea, o interdicție clară pentru autoritățile și instituțiile publice de a solicita utilizarea ștampilei pe documentele depuse de contribuabili sau de operatorii economici. În cazul în care un funcționar public impune în mod nejustificat aplicarea ștampilei pe pe declaraţii, cereri, contracte sau orice alte documente sau înscrisuri, acesta poate fi sancționat disciplinar, fapta fiind considerată o abatere disciplinară.
Deși O.G. nr. 17/2015 a eliminat obligativitatea utilizării ștampilei în cele mai multe domenii, există anumite situații în care aplicarea acesteia este în continuare impusă prin reglementări specifice. Una dintre cele mai importante excepții se regăsește în legislația vamală europeană, care prevede că documentele referitoare la transportul internațional de mărfuri, în special cele utilizate în tranzitul vamal și în procedurile de import-export, trebuie să fie însoțite de ștampila oficială a societății comerciale emitente. Această cerință este justificată prin necesitatea asigurării autenticității și verificabilității documentelor care certifică originea și conformitatea mărfurilor.
O altă situație în care utilizarea ștampilei rămâne obligatorie este cea reglementată prin art. 140 din Legea nr. 360/2023 privind sistemul public de pensii. Conform acestor dispoziții, adeverinţele eliberate de angajatori, de către deţinătorii legali de arhive sau operatorii economici autorizaţi de Arhivele Naţionale pentru prestarea serviciilor arhivistice care au dreptul legal de a certifica aceste date, precum şi documentele necesare stabilirii şi/sau recalculării drepturilor de pensie emise potrivit dispoziţiilor legale în vigoare se certifică prin ştampilă şi semnătură olografă a conducătorului entităţii sau a persoanei delegate în acest sens. Această măsură a fost reintrodusă ca un mijloc suplimentar de verificare a autenticității actelor care stau la baza calculului pensiilor.
De asemenea, anumite profesii reglementate, cum ar fi cele de notar public, avocat sau medic, sunt supuse unor norme speciale care impun utilizarea ștampilei pentru autentificarea documentelor emise în exercitarea activității profesionale. În cazul notarilor publici, de exemplu, ștampila oficială este un element esențial pentru validarea actelor notariale și conferirea acestora de forță executorie.
Deși legislația actuală nu mai impune obligația utilizării ștampilei, multe companii aleg să o păstreze ca parte a procesului lor administrativ și juridic. Unul dintre principalele motive pentru această practică este reprezentat de considerentele legate de securitate și prevenirea fraudelor. Aplicarea unei ștampile personalizate pe documente oficiale conferă un grad suplimentar de protecție împotriva falsificării acestora, mai ales în cazul contractelor comerciale și al documentelor utilizate în tranzacțiile financiare.
Un alt factor important care determină utilizarea ștampilei este percepția partenerilor de afaceri și a instituțiilor financiare. În anumite situații, băncile și alte entități care operează în domeniul financiar solicită în mod neoficial ca documentele să fie ștampilate, considerând această practică un mijloc de verificare a autenticității actelor prezentate. De asemenea, în relațiile de afaceri internaționale, utilizarea ștampilei rămâne o normă obișnuită, iar companiile românești care desfășoară activități comerciale la nivel global preferă să o utilizeze pentru a evita eventualele dificultăți în recunoașterea documentelor lor de către partenerii străini.
În plus, aplicarea ștampilei poate reprezenta un element de profesionalism și credibilitate în relațiile comerciale. Mulți parteneri de afaceri percep documentele ștampilate ca fiind mai oficiale și mai sigure, ceea ce poate contribui la consolidarea încrederii reciproce în cadrul negocierilor și al contractelor comerciale.
În concluzie, reglementările actuale în vigoare stabilesc în mod clar că utilizarea ștampilei nu mai este obligatorie pentru majoritatea documentelor emise de persoanele juridice de drept privat, entitățile fără personalitate juridică și persoanele fizice autorizate. Eliminarea obligativității aplicării ștampilei a fost o măsură menită să simplifice procedurile administrative și să reducă birocrația în raporturile dintre contribuabili și instituțiile publice.
Cu toate acestea, există excepții importante de la această regulă, în special în domeniul vamal, în cazul adeverințelor emise pentru stabilirea drepturilor de pensie și în cadrul anumitor profesii reglementate. În practică, multe companii aleg să utilizeze în continuare ștampila ca un mijloc de securizare a documentelor și de consolidare a credibilității în fața partenerilor de afaceri și a instituțiilor financiare. Astfel, deși utilizarea ștampilei nu mai este impusă prin lege în majoritatea cazurilor, aceasta continuă să fie un element important în mediul de afaceri, având un rol semnificativ în prevenirea falsificării documentelor și în asigurarea unui nivel mai ridicat de autenticitate și profesionalism în relațiile comerciale.
Sursa, legalbadger.org
