Odata cu incheierea perioadei de gratie pentru sistemul e-factura fara amenda pentru intarzierea depunerii (pana in 31 mai 2024), incepe presiunea pe umerii tăi de a respecta cerințele legale și regulile stabilite pe care trebuie să le urmezi în mod riguros pentru a evita contravenții și pierderea deducerilor fiscale. Hai să explorăm ce inseamna acest lucru pentru afacerea ta si cum să te pregătești pentru noua realitate a e-facturării.
Daca nu ai citit articolul despre e-factura, iti recomandam sa incepi cu el, ca sa intelegi ce asteptari are Statul de la tine, si cum functioneaza sistemul.
CE E IMPORTANT DE RETINUT:
- 01.01.2024 – 31.05.2024: Se pot da amenzi si stabili sume suplimentare de plata catre bugetul de stat in caz de control fiscal (trebuie sa ai atat facturile fizice, cat si e-facturile).
- Din 01.06.2024: Se vor da amenzi pentru transmitere cu intarziere a e-facturilor.
- Din 01.07.2024: Doar e-facturile vor fi luate in calcul ca document justificativ (facturile pe hartie nu vor mai conta).
Exista o proiect de lege prin care se doreste obligativitatea transmiterii in sistemul e-Factura si facturile emise catre persoanele fizice din ianuarie 2025 (revenim cu informatia finala, daca se voteaza legea).
Care sunt riscurile si consecintele netransmiterii e-facturilor in SPV?
- Riscuri si Consecinte:
- Facturi de la furnizori:
- Lipsa e-facturii corect arhivate poate duce la pierderea deductibilitatii TVA-ului, impozitului pe profit si dividende, plus o amenda de 15% din valoarea facturii(concret, poate ajunge pana la 50% din valoarea totala a facturii).
- Facturile sunt stocate in serverele ANAF pentru maxim 60 de zile.
- Penalizari pentru greselile furnizorilor (adica, ANAF te poate penaliza cu 15% ca nu ai verificat daca furnizorul tau a depus sau nu e-factura in SPV si ai inregistrat in contabilitate e-factura in format fizic).
- Facturi emise:
- Nerespectarea termenului limita de 5 zile calendaristice de la data emiterii e-facturii poti lua amenda intre 1.000 si 10.000 lei + 15% din valoarea facturii, in functie de categoria de contribuabil.
- Pierderea clientilor din cauza problemelor de deductibilitate a documentelor.
- Facturi de la furnizori:
In cazul unei amenzi, nu mai poti plati 50% din valoarea ei, ci suma totala.
Ce documente trebuie sa le aduci la contabil din 1 iulie 2024:
- Facturile electronice: Acestea sunt cele prioritare, dar ar fi ideal sa continui sa aduci la contabil si facturile fizice de la furnizori, pentru a avea control. In prezent, sistemul ANAF nu functioneaza optim, deci este riscant sa depindem exclusiv de informatiile preluate de la ei. Este important sa-ti arhivezi pe termen lung facturile fiscale in fisiere XML, asigurandu-te ca acestea includ sigiliul electronic de la Ministerul Finantelor, care confirma inregistrarea corecta în SPV.
- Pentru prestatorii de servicii: Este crucial sa pastrezi contractele, situatiile de lucrari, anexele si alte documente relevante. Acestea sunt in continuare obligatorii pentru a evita refuzul de deducere a TVA-ului, chiar daca sunt corect transmise prin e-factura.
- Pentru achizitiile diverse: Notele de receptie, bonurile de consum, avizele etc., trebuie sa fie semnate si asumate de un reprezentant al firmei. Aranjati-le intr-un dosar organizat sau arhivati-le electronic pentru a avea acces rapid in cazul unei inspectii fiscale.
- Alte documente contabile: Incluzand facturile simplificate, bonurile diverse cu cod fiscal, extrasele bancare, chitantele, dispozitiile de plata, ordinele de deplasare si alte anexe relevante.
Toate aceste documente trebuie sa fie aduse lunar la contabil pentru a fi gestionate corespunzator in contabilitate.
Mentinerea unei bune comunicari si gestionarea documentatiei sunt esentiale pentru a evita riscul unui control si a asigura o indrumare corecta conform legislatiei fiscale.
Autor: Economist Adrian Țeposu, CEO Contana.
